Zásady zpracování osobních údajů

1. Zpracování osobních údajů

1.1. Osobní údaje spolek zpracovává v následujících případech:

1.1.1. podali jste přihlášku ke členství ve spolku;

1.1.2. jste členem spolku;

1.1.3. komunikovali jste se spolkem písemně nebo elektronicky (např. prostřednictvím e-mailu) a sdělili jste mu své osobní údaje;

1.1.4. navštívili jste internetové stránky spolku www.krumlovskymaraton.com („internetové stránky“);

1.1.5. přihlásili jste se k odběru obchodních sdělení;

1.1.6. odeslali jste objednávku zboží nebo služeb, zejména přihlášku na závody pořádané spolkem;

1.1.7. plníte vůči spolku platební povinnost, zejména členský příspěvek nebo jiný poplatek, je-li stanoven;

1.1.8. jste podnikající fyzickou osobou, nebo zaměstnancem právnické osoby, se kterou spolek uzavřel smlouvu jako objednatel nebo dodavatel služeb nebo zboží;

1.1.9. jste zaměstnancem spolku nebo uchazeč o zaměstnání.

2. Kategorie osobních údajů

Spolek zpracovává následující kategorie osobních údajů:

2.1. Identifikační a adresní údaje: akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, sídlo podnikání, IČO.

2.2. Elektronické kontaktní údaje: telefon, mobilní telefon, e-mailová adresa.

2.3. Členské a evidenční údaje: údaje uvedené v přihlášce ke členství, údaje o vzniku, trvání a zániku členství, zařazení člena, údaje vedené v seznamu členů a údaje související s plněním práv a povinností člena.

2.4. Další osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy: číslo bankovního účtu, výše plateb a jejich historie, případně další obdobné údaje.

2.5. Další osobní údaje vámi poskytnuté ve smlouvě, dodatku, objednávce či v jiných dokumentech, a to včetně pozdějších aktualizací (např. podobizny, obrazové snímky a obrazové a zvukové záznamy).

2.6. U zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání životopis, údaje potřebné ke zpracování mzdové a daňové agendy.

2.7. V některých případech může spolek získat osobní údaje také od třetích osob, zejména od smluvních partnerů, zaměstnavatelů, zákonných zástupců, případně z veřejně dostupných rejstříků, pokud je to nezbytné pro uzavření nebo plnění smlouvy, plnění zákonných povinností nebo ochranu oprávněných zájmů spolku.

3. Soubory cookies

3.1. Na internetových stránkách spolek užívá soubory cookies.

3.2. Cookies jsou krátké textové soubory, které internetové stránky ukládají ve vašem počítači, a které poskytuje internetový prohlížeč pokaždé, když se na internetové stránky vrátíte. Soubory cookies spolek používá k zajištění základních funkcí internetových stránek a ke zlepšení uživatelského zážitku.

3.3. Spolek respektuje vaše soukromí, a proto se můžete rozhodnout některé soubory cookies neakceptovat. Změnu vašich souhlasů můžete kdykoliv upravit v zápatí stránky pomocí odkazu Nastavení cookies. Souhlas pro každou kategorii můžete kdykoliv změnit.

3.4. Na internetových stránkách spolek používá tyto cookies:

3.4.1. Technické cookies

Tyto soubory cookies jsou nutné k zajištění správného chodu webu a nelze je tedy z bezpečnostních důvodů vypnout nebo zakázat. Tyto soubory cookies neukládají žádné informace o konkrétním uživateli a není možné jejich užití spojit s konkrétní osobou. Tyto cookies využíváme buď přímo my nebo poskytovatelé třetích stran, jejichž služby k fungování webu využíváme.

3.4.2. Statistické cookies

Tyto soubory cookies jsou využívány k měření návštěvnosti webu a pomáhají nám optimalizovat web pro co nejlepší uživatelský zážitek. Využíváme je k měření návštěvnosti webu a pomáhají nám lépe pochopit, jak se na webu návštěvníci chovají, abychom mohli web i nadále optimalizovat a zjednodušit vám tak na našem webu život. Jsou anonymní a není je možné spojit s konkrétním uživatelem nebo osobou.

3.4.3. Marketingové cookies

Tyto soubory cookies nám umožňují měřit tzv. marketingová data, která pomáhají přesněji cílit reklamy, které se uživateli zobrazí i na webech třetích stran. Jedná se tedy o nástroj, který Vám může pomoci s výběrem zboží, o které máte zájem. Tyto cookies využívají nástroje třetích stran. Zakázáním těchto cookies nezamezíte zobrazování reklam, ale přijdete o relevantnost reklamního obsahu v souvislosti s vaším hledáním. Jsou anonymní a není je možné spojit s konkrétním uživatelem nebo osobou a budou použity pouze s vaším souhlasem. Souhlas nastavuje Google proměnné ad_storage, ad_user_data a ad_personalization na hodnotu granted.

3.5. Když poprvé navštívíte internetové stránky, ukáže se vám vyskakovací okno „Nastavení soukromí“. Jakmile kliknete na "Přijmout vše", vyjadřujete svůj souhlas s používáním všech kategorií souborů cookies a doplňků popsaných ve vyskakovacím okně a v těchto Zásadách zpracování osobních údajů.

3.6. Pokud chcete povolit jen některé kategorie souborů cookies, klikněte na „Nastavit“ a vyberte vámi zvolené kategorie.

3.7. Používání cookies můžete zakázat pomocí svého prohlížeče, ale mějte na paměti, že internetové stránky již nemusí fungovat správně. Pokud cookies smažete ve svém prohlížeči, budou znovu umístěny po vašem souhlasu, když znovu navštívíte internetové stránky.

4. Právní titul a účel zpracování

Osobní údaje spolek zpracovává z následujících důvodů:

4.1. Plnění závazků vyplývajících ze smluv nebo jiných ujednání

4.1.1. Osobní údaje spolek zpracovává, protože je to nezbytné pro přijetí člena do spolku, vedení členské evidence a správu členského vztahu.

4.1.2. Osobní údaje spolek dále zpracovává, protože je to nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy s vámi a uplatňování práv ve smlouvě sjednaných.

4.2. Plnění zákonných povinností

4.2.1. Mezi právní povinnosti spolku patří zejména vystavování, příjem a archivace účetních a daňových dokladů, vedení spisů zaměstnanců, vedení mzdové agendy, plnění povinností podle právních předpisů upravujících ochranu osobních údajů a plnění dalších povinností uložených právními předpisy.

4.3. Oprávněný zájem

4.3.1. Osobní údaje může spolek zpracovávat za účelem organizace své činnosti, vedení vnitřní evidence, komunikace se členy, ochrany svých práv a práv svých členů, řešení porušení členských povinností a vymáhání případných nároků.

4.3.2. Osobní údaje může spolek zpracovávat pro účely přímého marketingu, zejména za účelem zasílání informací o svých službách, programech, akcích a souvisejících nabídkách, a to z důvodu oprávněného zájmu spolku na rozvoji své podnikatelské činnosti a udržování vztahu se zákazníky.

4.3.3. Pokud spolek zpracovává vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu, máte právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování. V takovém případě již nebudou osobní údaje pro tento účel dále zpracovávány.

4.3.4. Pokud se účastníte programu pořádaného spolkem, může spolek pořizovat fotografie nebo videozáznamy za účelem dokumentace programu a prezentace své činnosti, zejména na internetových stránkách spolku, sociálních sítích nebo v propagačních materiálech. Právním základem takového zpracování je oprávněný zájem spolku na prezentaci své činnosti, ledaže bude v konkrétním případě vyžadován souhlas subjektu údajů.

4.3.5. Na základě oprávněného zájmu může spolek po poskytnutí služby oslovit zákazníka s žádostí o zpětnou vazbu nebo vyplnění dotazníku spokojenosti. Oprávněným zájmem spolku je v tomto případě zlepšování kvality poskytovaných služeb a vyhodnocování spokojenosti zákazníků.

4.3.6. V případě komunikace se zákazníky, dodavateli a dalšími osobami může spolek uchovávat související kontaktní a komunikační údaje za účelem navazování, vedení a evidence obchodní a provozní komunikace. Oprávněným zájmem spolku je zajištění řádného fungování jeho činnosti a organizace smluvních a obchodních vztahů.

4.3.7. Osobní údaje uchazečů o zaměstnání spolek zpracovává za účelem vedení výběrového řízení a posouzení vhodnosti uchazeče na nabízenou pracovní pozici. Pokud nedojde k uzavření pracovního poměru nebo jiné spolupráce, budou osobní údaje uchazeče zpracovávány po dobu nezbytnou k ukončení výběrového řízení a případné ochraně práv spolku, ledaže uchazeč udělí souhlas s jejich dalším uchováním pro účely oslovení v budoucích výběrových řízeních.

4.3.8. Pokud byste si nepřáli, aby spolek vaše osobní údaje zpracovával na základě oprávněného zájmu, máte právo proti takovému zpracování kdykoliv vznést námitku.

4.4. Zpracování osobních údajů na základě vašeho souhlasu

4.4.1. Osobní údaje může spolek také zpracovávat, pokud mu k tomu dáte výslovný a svobodný souhlas. Tento souhlas můžete kdykoliv odvolat.

5. Zpracovatelé, příjemci a předávání osobních údajů

5.1. Pro efektivní fungování internetových stránek a činnosti spolku má spolek uzavřeny smlouvy s dalšími poskytovateli služeb, kterým může předat vaše osobní údaje ke zpracování. Zpracování vašich osobních údajů mohou provádět zejména:

5.1.1. poskytovatelé poštovních a přepravních služeb;

5.1.2. poskytovatelé softwarových a IT služeb – FT SUN s.r.o.;

5.1.3. poskytovatelé marketingových služeb;

5.1.4. poskytovatelé platebních služeb – GoPay Czech odštěpný závod;

5.1.5. poskytovatelé účetních služeb – CIFRAX s.r.o.;

5.1.6. poskytovatelé právních služeb – Šrámková & Partners s.r.o., advokátní kancelář.

5.2. Za účelem vymáhání pohledávek mohou být vaše osobní údaje předány vymáhací společnosti a/nebo advokátní kanceláři.

5.3. Osobní údaje mohou být předány partnerům akcí pořádaných spolkem, avšak pouze v případě, že účastník udělil samostatný souhlas s poskytnutím fotografií nebo audiovizuálních záznamů spolku a partnerům jeho akcí pro marketingovou a propagační prezentaci akce a spolupráce partnera na akci, a to zejména partnerům uvedeným zde: https://www.krumlovskymaraton.com/informace/partneri-akce.html

5.4. Osobní údaje jsou zpracovávány převážně na území Evropské unie. Pokud by ve výjimečných případech docházelo k předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci, učiní tak spolek pouze v souladu s příslušnými právními předpisy a při zajištění odpovídající úrovně ochrany osobních údajů.

6. Doba uložení

6.1. Osobní údaje spolek zpracovává pouze po dobu nezbytnou k naplnění daného účelu zpracování, případně po dobu, kterou jí ukládají právní předpisy. Doba uložení se liší v závislosti na právním titulu zpracování osobních údajů:

6.1.1. Pokud je právním titulem plnění závazků vyplývajících z členství nebo jiného ujednání, zpracovává spolek osobní údaje po dobu trvání členství nebo jiného vztahu a následně po dobu nezbytnou k ochraně svých práv, zpravidla nejdéle 10 let od jeho ukončení, nestanoví-li právní předpis dobu delší.

6.1.2. Pokud je právním titulem pro zpracování osobních údajů plnění smluvních povinností, zpracovává spolek osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu a maximálně po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu; v ostatních případech zpracovává osobní údaje po dobu, po kterou jí to ukládá zákon.

6.1.3. Pokud je právním titulem pro zpracování osobních údajů plnění zákonných povinností, zpracovává spolek osobní údaje po dobu, kterou jí ukládají právní předpisy.

6.1.4. Pokud je právním titulem pro zpracování osobních údajů oprávněný zájem spolku, zpracovává spolek osobní údaje po dobu trvání oprávněného zájmu, případně po dobu, dokud mu nesdělíte, že si nepřejete, aby tyto osobní údaje dále zpracovával, nejdéle však po dobu 5 let.

6.1.5. Pokud je právním titulem pro zpracování osobních údajů váš souhlas, zpracovává spolek osobní údaje maximálně po dobu, po kterou trvá váš souhlas.

7. Vaše práva

7.1. Ve vztahu k osobním údajům máte zejména následující práva:

7.1.1. Právo na přístup k osobním údajům – můžete se na spolek kdykoliv obrátit s žádostí o informaci, jestli vaše osobní údaje zpracovává a v případě, že ano, žádat další informace o tomto zpracování.

7.1.2. Právo osobní údaje opravit či doplnit – pokud dojde v době zpracovávání vašich osobních údajů ke změně nebo máte pocit, že zpracovávané údaje nejsou správné, neváhejte spolek kontaktovat.

7.1.3. Právo požadovat omezení zpracování – v případech uvedených v čl. 18 Nařízení máte právo požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů.

7.1.4. Právo na výmaz osobních údajů – v případech uvedených v čl. 17 Nařízení máte právo požadovat, aby spolek bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se vás týkají.

7.1.5. Právo na přenositelnost údajů – za podmínek stanovených v čl. 20 Nařízení máte právo získat osobní údaje, které jste spolku poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, případně žádat jejich přímé předání, je-li to technicky proveditelné.

7.1.6. Právo na odvolání souhlasu – pokud je zpracování vašich osobních údajů založeno na vašem souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

7.1.7. Právo vznést námitku – v případě, že spolek zpracovává vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo vznést proti takovému zpracování kdykoliv námitku.

7.1.8. Právo podat stížnost – v případě pochybností o dodržování povinností spolku souvisejících se zpracováním osobních údajů máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

8. Kontakty

8.1. Pokud chcete spolek kontaktovat, zeptat se na cokoliv týkající se zpracování osobních údajů nebo spolku sdělit, že si nepřejete, aby zpracovával vaše osobní údaje, můžete využít následující kontaktní údaje:

KRUMLOVSKÝ VODÁCKÝ MARATON Český Krumlov z.s.

sídlem Staré Dobrkovice 74/32, 381 01 Kájov

kontaktní osoba: Mgr. et Bc. Hana Šmachová

e-mail: [email protected]

9. Ostatní a závěrečná ustanovení

9.1. Poskytnutí osobních údajů je v některých případech smluvním nebo zákonným požadavkem. Bez poskytnutí údajů označených jako nezbytné nemusí být možné uzavřít smlouvu, poskytnout požadovanou službu, dodat zboží nebo splnit zákonnou povinnost spolku.

9.2. Osobní údaje spolek zpracovává prostřednictvím softwarových a organizačních prostředků, přičemž v některých případech může docházet k automatizovanému zpracování.

9.3. Spolek neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by mělo pro subjekty údajů právní účinky nebo se jich obdobným způsobem významně dotýkalo.